موظفة تتفقد بريدها الإلكتروني
للموظفين.. هل تزعجك رسائل البريد الإلكتروني بعد ساعات العمل؟ إليك الحل
توصلت دراسة جديدة، إلى حل من شأنه تخفيف الضغط الذي يسببه البريد الإلكتروني على الكثير من الموظفين، في وقت أصبح فيه "الانفصال عن العمل" أصعب من أي وقت مضى.
وبمجرد أن يخرج الموظف من مكان عمله بعد انتهاء الدوام، قد يشعر "بالضغط" للرد على رسالة بريد إلكتروني، حتى لو لم تكن عاجلة، وفقا لموقع "سينس أليرت" العلمي الذي نشر الدراسة.
وحددت الدراسة الجديدة في علم النفس، والتي أجراها باحثون من كلية لندن للأعمال في المملكة المتحدة، وجامعة كورنيل في الولايات المتحدة، ما وصف بأنه "آداب التعامل" مع البريد الإلكتروني البسيطة، والتي تضع حدودا للعمل والحياة، وتخفف بعض الضغط، الناتج عن الاضطرار إلى "العمل دائما".
وكل ما هو مطلوب لتجنب الضغط، يكمن في جملة واحدة "هذه ليست مسألة عاجلة، لذا يمكنك الرد عليها متى استطعت".
وشملت الدراسة 852 موظفا بدوام كامل في الولايات المتحدة، تم تقسيمهم عشوائيا إلى مجموعتين: مرسل البريد الإلكتروني الافتراضي، ومستقبل البريد الإلكتروني الافتراضي.
وفي التجربة، سأل الباحثون المرسلين عن السرعة التي توقعوا أن يستجيب بها من يتلقى بريدهم الإلكتروني، بينما أوضح المستلمون مدى السرعة التي شعروا فيها أنهم بحاجة إلى الرد.
وكشفت النتائج أن المرسلين "لا يتوقعون في كثير من الأحيان ردا سريعا عند إرسال طلب بعد ساعات العمل"، وأن مستلمي البريد الإلكتروني يميلون إلى "عدم تلقي" هذه الرسالة. وبدلا من ذلك، غالبا ما يفكرون (متلقو الرسائل) في أن جميع رسائل البريد الإلكتروني تتطلب استجابة سريعة، وهي حالة ذهنية مرهقة.
والخبر السار، هو أنه عندما يذكر مرسل البريد الإلكتروني صراحة أن الرد العاجل "غير مطلوب"، فهذا يؤدي إلى تخفيف تأثير البريد الإلكتروني على الموظف، وتخفيف التوتر الناتج عنه.
ويقول مؤلفو الدراسة إنه "من منظور عملي، يمكن أن تساعد الدراسة في التخفيف من انتشار ثقافات العمل غير الصحية، حيث يشعر الموظفون بالضغط للبقاء على اتصال بعملهم، حتى عندما لا يتوقع منهم القيام بذلك".
ونظرا لأن البريد الإلكتروني لا يزال أحد الوسائل الأساسية للاتصال في مكان العمل، ومن بين الأنشطة الأكثر انتشارا عبر الإنترنت، فإن هدف الدراسة هو "الحد من تأثيره السلبي، وذلك ليس بالضرورة تقليل عدد الرسائل، بل تحسين محتواها".
واستنتج مؤلفو الدراسة أن "المرسلين يمكن أن يساعدوا المستلمين على الشعور بضغط أقل للرد على الفور على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل غير العاجلة، والتي يتم إرسالها في أوقات الفراغ، ببساطة، عن طريق توضيح توقعاتهم لسرعة الاستجابة، من خلال كتابة ملاحظة في بريدهم الإلكتروني، تنص على وجه التحديد، أنهم لا يتوقعون ردا على الفور".
